Veelgestelde vragen

EenvoudigHR is een platform waarin organisaties planning, HR-processen en medewerkerontwikkeling beheren in één systeem. Van urenregistratie en verlof tot verzuim, gesprekken en opleidingen: alle onderdelen werken samen en delen dezelfde data. Managers sturen op processen, medewerkers regelen hun zaken via de app en HR houdt centraal overzicht. Het platform is ingericht op de Nederlandse praktijk, inclusief AVG en ondersteuning voor de Wet verbetering poortwachter.

HR software ondersteunt organisaties bij processen rondom medewerkers, zoals urenregistratie, verlof, verzuim en HR-dossiers. In plaats van losse tools werk je in één systeem waarin gegevens centraal worden vastgelegd en gebruikt. Dit voorkomt dubbel werk en fouten. Voor Nederlandse organisaties is het belangrijk dat de software aansluit op wetgeving zoals de AVG en de Wet verbetering poortwachter.

EenvoudigHR wordt gebruikt door organisaties die hun personeelsprocessen gestructureerd willen inrichten en meerdere processen combineren in één systeem. Denk aan situaties waar urenregistratie, verlof, verzuim en planning nu nog verspreid zijn over verschillende tools of handmatig worden bijgehouden. Het platform is geschikt voor zowel operationele organisaties als organisaties met formele HR-structuren en compliance-eisen. Voor zeer kleine teams zonder vaste processen is het doorgaans minder passend.

EenvoudigHR kan ook met kleinere teams worden gebruikt, maar komt het best tot zijn recht wanneer meerdere processen samenkomen zoals urenregistratie, verlof en verzuim. Het platform is ontworpen om mee te groeien met de organisatie. Je hoeft daardoor niet van systeem te wisselen wanneer je groeit.

Veel HR-systemen richten zich op één onderdeel, zoals alleen planning of alleen HR-dossiers. EenvoudigHR combineert meerdere processen in één systeem, waardoor gegevens direct met elkaar verbonden zijn. Dit betekent dat informatie niet handmatig tussen systemen hoeft te worden overgenomen. Het resultaat is één actueel overzicht van medewerkers en processen.

Ja. EenvoudigHR is volledig cloudgebaseerd en werkt via de browser en via de medewerker app voor iOS en Android. Er is geen installatie nodig en updates worden automatisch doorgevoerd. Gebruikers werken altijd in dezelfde actuele versie. Gegevens worden centraal opgeslagen en beheerd.

Ja. Je kunt een demo aanvragen waarin het platform wordt getoond op basis van jouw processen. Je ziet hoe verschillende onderdelen zoals urenregistratie, verzuim en planning samenwerken. De demo is bedoeld om te beoordelen of het aansluit op je organisatie. Daarna bepaal je zelf of je wilt starten.

Ja. Medewerkers gebruiken een app voor iOS en Android of de webversie om hun rooster te bekijken, uren te registreren, verlof aan te vragen en acties uit te voeren. Managers en HR werken voornamelijk via de browser. Meldingen en acties zijn ook mobiel te volgen en af te handelen.

Ja. De medewerker app is onderdeel van het platform. Medewerkers kunnen hun rooster bekijken, uren registreren, verlof aanvragen, beschikbaarheid doorgeven en trainingen volgen. Ziekmeldingen kunnen ook via de app worden doorgegeven. De app is beschikbaar voor iOS en Android.

Ja. Het is mogelijk om een eigen medewerker app te gebruiken voor iOS en Android met de naam en het logo van je organisatie. De functionaliteit blijft hetzelfde als de standaard app, maar de app wordt visueel aangepast aan je organisatie. Dit wordt als aanvullende optie ingericht naast het platform.

Personeelsplanning software helpt bij het maken van roosters en het beheren van beschikbaarheid van medewerkers. In EenvoudigHR is de planning gekoppeld aan andere processen zoals urenregistratie, verlof en verzuim. Daardoor zijn afwijkingen tussen planning en werkelijkheid direct zichtbaar. Je hoeft geen gegevens handmatig over te nemen.

EenvoudigHR kost €6 per medewerker per maand, of €5 per medewerker per maand bij jaarlijkse facturatie. Alle modules binnen het platform zijn inbegrepen. Er worden geen aparte kosten per module gerekend.

HR software kost in Nederland gemiddeld tussen de €5 en €20 per medewerker per maand, afhankelijk van functionaliteit en opbouw. Veel systemen werken met losse modules, waardoor kosten kunnen oplopen. Bij EenvoudigHR zijn de belangrijkste functies inbegrepen in één prijs.

Nee. Je kunt starten zonder implementatiekosten. De inrichting bestaat uit het toevoegen van medewerkers, teams en basisinstellingen. Dit kan doorgaans snel worden opgezet zonder extern implementatietraject.

Nee. Je kiest tussen maandelijkse of jaarlijkse facturatie. Bij maandelijkse facturatie kun je per maand opzeggen. Bij jaarlijkse facturatie geldt een lagere prijs per medewerker.

Je betaalt alleen voor actieve medewerkers. Medewerkers die niet actief zijn in het systeem worden niet meegenomen in de facturatie. Dit zorgt ervoor dat kosten meebewegen met je organisatie.

Ja. Modules zoals planning, urenregistratie, verlof, verzuim, HR-dossiers, gesprekken, opleidingen en communicatie zijn inbegrepen. Integraties zoals salarisverwerking kunnen aanvullend worden ingericht.

Facturatie gebeurt op basis van het aantal actieve medewerkers in het platform. Dit aantal wordt periodiek vastgesteld en gefactureerd volgens de gekozen abonnementsvorm. Je ontvangt hiervoor een overzichtelijke factuur.

De basisinrichting kan meestal binnen één dag worden opgezet. Je begint met het toevoegen van medewerkers, teams en basisinstellingen. Daarna kun je starten met de processen die voor jouw organisatie relevant zijn, zoals urenregistratie, verlof, verzuim of planning. Verdere inrichting kan later stap voor stap worden uitgebreid.

Ja. Medewerkergegevens, contractinformatie en roosters kunnen worden geïmporteerd vanuit bestaande systemen of spreadsheets. De mogelijkheden hangen af van de kwaliteit en structuur van de beschikbare data. Dit kan per situatie worden afgestemd.

Nee. Het platform is zo ingericht dat de meeste gebruikers zonder uitgebreide training kunnen werken. Medewerkers gebruiken de app voor hun dagelijkse acties en managers werken vanuit een overzichtelijke interface. Voor organisaties die ondersteuning willen bij inrichting of werkwijze, is begeleiding mogelijk.

Ja. Medewerkers voeren zelf acties uit zoals uren registreren, verlof aanvragen, trainingen volgen en gesprekken bevestigen. Dit vermindert handmatig werk voor HR en leidinggevenden. De mate van toegang is instelbaar via rollen en rechten.

Ja. Je kunt teams, locaties en processen uitbreiden zonder van systeem te wisselen. De structuur van het platform blijft hetzelfde, ongeacht de grootte van de organisatie. Hierdoor blijft het systeem beheersbaar bij groei.

Ja. Je kunt meerdere teams, locaties en afdelingen beheren binnen één omgeving. Toegang en inzicht worden geregeld via rollen en rechten. Managers zien alleen hun eigen teams, terwijl HR een centraal overzicht heeft.

Ja. Het platform ondersteunt Nederlands en Engels. Gebruikers kunnen hun voorkeurstaal instellen. Dit maakt het geschikt voor organisaties met internationale medewerkers.

Ja. Met de planningsmodule maak je roosters per team, locatie of rol. Je kunt werken met sjablonen en terugkerende patronen. Medewerkers zien hun rooster in de app en wijzigingen worden direct verwerkt.

Ja. Het platform bevat een community voor organisatie-updates en een chatfunctie voor directe communicatie. Hierdoor blijft communicatie gekoppeld aan werk en teams. Je hoeft geen aparte tools te gebruiken.

Ja. Medewerkers dienen verlofaanvragen in via de app en managers beoordelen deze. Verlofsaldo wordt automatisch bijgehouden. Goedgekeurd verlof wordt direct zichtbaar in andere processen zoals planning.

Ja. EenvoudigHR ondersteunt het WvP-proces met stappen en signaleringen zoals de probleemanalyse in week 6, het plan van aanpak in week 8 en evaluatiemomenten gedurende het traject. Het systeem helpt om deze stappen te structureren en vast te leggen. Dit ondersteunt het opbouwen van een volledig verzuimdossier.

Ja. De opleidingsmodule maakt het mogelijk om trainingen aan te bieden met video’s, documenten, toetsen en certificaten. De voortgang van medewerkers wordt centraal bijgehouden. Trainingen kunnen per team of functie worden toegewezen.

Ja. Indien ingeschakeld registreren medewerkers uren via de app of via een locatiegebonden prikklok. Deze uren worden gekoppeld aan andere processen en kunnen worden gecontroleerd en goedgekeurd. Dit vormt de basis voor rapportages.

Ja. HR-documenten zoals contracten en bijlagen worden beheerd binnen het medewerkerdossier. Documenten kunnen worden opgeslagen, gedeeld en opgevolgd. Hierdoor blijft documentatie centraal beschikbaar.

Ja. Met de planningsmodule maak je roosters per team, locatie of rol. Je kunt werken met vaste werkschema’s en sjablonen en deze aanpassen waar nodig. Medewerkers zien hun rooster direct in de app en wijzigingen worden automatisch doorgevoerd. Planning is gekoppeld aan processen zoals verlof en verzuim.

Personeelsplanning software helpt organisaties bij het maken van roosters op basis van beschikbaarheid, contracturen en bezetting. Managers plannen diensten en medewerkers zien hun rooster en wijzigingen direct. Goede planningssoftware houdt rekening met verlof en verzuim en signaleert afwijkingen. In EenvoudigHR is de planning gekoppeld aan andere processen, waardoor het rooster altijd aansluit op de werkelijkheid.

Ja. Medewerkers kunnen via de app een dienst aanbieden ter overname. Collega’s kunnen deze dienst overnemen, waarna de leidinggevende de wijziging goedkeurt. Na goedkeuring wordt het rooster automatisch bijgewerkt. Dit vermindert handmatig planningswerk voor leidinggevenden.

Je kunt per medewerker werkschema’s en basisinformatie vastleggen in het medewerkerprofiel. Deze zijn inzichtelijk voor leidinggevenden via de collega-module en het werkschema-overzicht. Bij het maken van roosters gebruiken zij dit als referentie. Het systeem dwingt geen automatische contractlimieten af, maar ondersteunt bij het maken van een passende planning.

Ja. Je kunt werken met vaste werkschema’s en sjablonen die je hergebruikt voor terugkerende roosters. Dit bespaart tijd bij het plannen van teams met stabiele werkpatronen. Afwijkingen pas je handmatig aan bovenop het sjabloon. Zo heb je een vaste basis met ruimte voor wijzigingen.

Urenregistratie is gekoppeld aan het rooster. Voor elke ingeplande werkdag worden de geplande uren als basis gebruikt. Medewerkers kunnen, indien ingeschakeld, in- en uitklokken om de daadwerkelijk gewerkte uren vast te leggen of uren handmatig aanpassen voordat deze worden gecontroleerd. Bij ziekte of verlof wordt de dag als zodanig geregistreerd en niet als gewerkte uren. Managers fiatteren de uren per dag, waarna deze definitief worden vastgelegd voor rapportage en verloning.

Ja. Medewerkers dienen verlofaanvragen in via de app en managers beoordelen deze. Verlofsaldo wordt automatisch bijgehouden en is zichtbaar voor zowel medewerker als HR. Goedgekeurd verlof wordt direct verwerkt in andere processen zoals planning en rapportages. Hierdoor blijft het overzicht actueel.

Ziekmeldingen worden vastgelegd met basisinformatie zoals de eerste ziektedag en verwachte hersteldatum. Het systeem ondersteunt het volledige proces inclusief opvolging, contactmomenten en dossieropbouw. Verzuim wordt zichtbaar in andere onderdelen zoals planning en rapportages. Alle stappen worden vastgelegd in het verzuimdossier.

De medewerker meldt zich ziek via de app of de leidinggevende registreert de ziekmelding in het systeem. Daarna start het verzuimproces met de bijbehorende stappen en deadlines. Het eerste contactmoment vindt doorgaans binnen een week plaats. Alle vervolgstappen worden bewaakt en inzichtelijk gemaakt voor HR en de leidinggevende.

Ja. Het systeem ondersteunt het WvP-proces met vaste stappen en signaleringen zoals de probleemanalyse in week 6 en het plan van aanpak in week 8. Ook evaluatiemomenten worden bewaakt en zichtbaar gemaakt. Dit helpt om het proces correct en tijdig te doorlopen. Alle acties worden vastgelegd in het verzuimdossier.

Als verplichte stappen in het WvP-proces te laat worden uitgevoerd, kan het UWV een loonsanctie opleggen. Dit betekent dat je als werkgever verplicht bent het loon langer door te betalen dan de standaardperiode. EenvoudigHR signaleert naderende deadlines zodat je tijdig kunt handelen. Het systeem ondersteunt het proces, maar vervangt geen juridisch advies.

Een plan van aanpak is een verplicht onderdeel van het WvP-proces en wordt uiterlijk in week 8 opgesteld. Het document beschrijft de re-integratiedoelen en afspraken tussen werkgever en medewerker. In EenvoudigHR wordt dit ondersteund in het verzuimdossier. Beide partijen kunnen het plan inzien en bevestigen.

Medische informatie wordt beperkt vastgelegd conform de AVG. Alleen noodzakelijke gegevens zoals de eerste ziektedag en verwachte hersteldatum worden geregistreerd. Diagnoses en medische details worden niet opgeslagen. Toegang tot verzuimdossiers is instelbaar via rollen en rechten.

Gesprekken zoals functionerings- en beoordelingsgesprekken worden gepland en vastgelegd binnen trajecten. Je kunt vragen, notities en samenvattingen toevoegen en deze laten bevestigen door medewerkers. Alle informatie wordt opgeslagen in het medewerkerdossier. Hierdoor ontstaat een volledig en traceerbaar overzicht van het traject.

Een functioneringsgesprek is een tweezijdig gesprek gericht op ontwikkeling en samenwerking. Er wordt geen formeel oordeel gegeven. Een beoordelingsgesprek is een eenzijdige beoordeling door de leidinggevende op basis van vooraf gestelde criteria. In EenvoudigHR kun je beide typen gesprekken vastleggen binnen HR-trajecten.

Ja. Na afronding van een gesprek kan het verslag worden gedeeld met de medewerker via het systeem. De medewerker ontvangt een melding en kan het verslag inzien en bevestigen. De bevestiging wordt vastgelegd met een tijdstempel in het dossier. Dit zorgt voor aantoonbare vastlegging van het gesprek.

Een verbetertraject wordt ingericht als HR-traject met doelen, gesprekken en actiepunten. Gedurende het traject voeg je notities, documenten en voortgang toe. Medewerkers hebben inzicht in hun eigen traject via de app. Alle stappen worden vastgelegd in het dossier.

Ja. HR-documenten zoals contracten en bijlagen worden beheerd binnen het medewerkerdossier. Je kunt documenten aanmaken op basis van sjablonen en deze opslaan en delen. De status en voortgang zijn inzichtelijk. Dit zorgt voor centrale documentatie.

Ja. Documenten kunnen binnen EenvoudigHR worden gedeeld met medewerkers ter ondertekening. De ondertekening wordt vastgelegd met een tijdstempel en gekoppeld aan het document. Hierdoor is zichtbaar wanneer en door wie het document is bevestigd. Dit maakt digitale verwerking van HR-documenten mogelijk.

Ja. Met de opleidingsmodule bied je trainingen aan met video’s, documenten en toetsen. Medewerkers volgen trainingen via de app en de voortgang wordt centraal bijgehouden. Trainingen kunnen worden toegewezen per team of functie. Resultaten worden opgeslagen in het systeem.

Ja. Je kunt eigen trainingen aanmaken met video’s, documenten en toetsen. Er is geen verplichting om externe content te gebruiken. Trainingen worden beheerd binnen het platform en toegewezen aan medewerkers of teams. Dit maakt het geschikt voor interne opleidingen.

Na afronding van een training kan een certificaat worden opgeslagen in het systeem. Je kunt een vervaldatum instellen waarna het certificaat verloopt. Medewerkers kunnen opnieuw worden toegewezen aan de training. HR heeft inzicht in geldige en verlopen certificaten.

Ja. Het platform bevat een community voor organisatie-updates en een chatfunctie voor directe communicatie. Berichten kunnen worden gedeeld met teams of de hele organisatie. Medewerkers kunnen reageren en berichten volgen. Communicatie blijft gekoppeld aan werk en processen.

Ja. In de collega-module beheer je medewerkers, teams en rollen. Je kunt medewerkers toevoegen, aanpassen en koppelen aan teams en locaties. Toegang wordt geregeld via rollen en rechten. Dit bepaalt welke informatie zichtbaar is per gebruiker.

Ja. Het platform bevat rapportages voor onder andere uren en verzuim. Je kunt filters toepassen op medewerkers, teams en datumbereiken. Rapportages geven inzicht in trends en totalen. Gegevens kunnen worden geëxporteerd.

Ja. Met de locatie app kunnen medewerkers in- en uitklokken op een vaste locatie. Deze app toont realtime aanwezigheid en gewerkte uren. De gegevens worden gekoppeld aan urenregistratie en planning. Dit maakt het geschikt voor locaties zoals winkels of werkplekken.

Ja. Bedrijfsmiddelen zoals laptops of andere assets kunnen worden geregistreerd en gekoppeld aan medewerkers. Je houdt bij wie welk middel gebruikt en in welke staat. Ook uitgifte en retour worden vastgelegd. Dit geeft inzicht in gebruik en beheer.

Ja. Je kunt vacatures aanmaken en kandidaten beheren binnen het systeem. Het proces van sollicitatie tot aanname wordt vastgelegd inclusief interviews en feedback. Documenten en contactmomenten worden gekoppeld aan de kandidaat. Dit zorgt voor overzicht in het proces.

Ja. Je kunt projecten aanmaken en taken toewijzen aan medewerkers of leidinggevenden. Taken hebben een status, deadline en verantwoordelijke. Voortgang is inzichtelijk binnen het projectoverzicht. Dit helpt bij het structureren van werkzaamheden.

Eenvoudig AI ondersteunt bij het verwerken van informatie binnen het platform, zoals het samenvatten van gesprekken en het structureren van documenten. Het helpt om minder tijd kwijt te zijn aan administratieve taken. Besluitvorming blijft altijd bij HR en management.

Nee. AI-functionaliteit is optioneel en kan per organisatie worden in- of uitgeschakeld. Je bepaalt zelf waar je het gebruikt.

Nee. Gegevens worden niet gebruikt om externe AI-modellen te trainen. Data wordt uitsluitend gebruikt binnen het platform om AI-functionaliteit te ondersteunen, zoals het verwerken en analyseren van informatie. Deze verwerking vindt plaats binnen de beveiligde omgeving van het platform en conform de AVG. Data wordt gemaskeerd en geanonimiseerd toegepast.

Ja. Het platform is ingericht volgens de AVG. Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een verwerkersovereenkomst en toegang wordt geregeld via rollen en rechten. Gevoelige gegevens worden beperkt en doelgericht vastgelegd.

Gegevens worden opgeslagen in Google Cloud Platform (GCP) binnen de Europese regio eur3 (België en Nederland). Data blijft daarmee binnen de Europese Economische Ruimte. Gegevens worden versleuteld opgeslagen en verzonden via de standaard beveiligingsmechanismen van Google Cloud. De infrastructuur is ingericht met automatische replicatie over meerdere zones. Daarnaast worden dagelijkse back-ups bewaard voor 10 dagen en wekelijkse back-ups voor 98 dagen, zodat gegevens hersteld kunnen worden bij fouten of calamiteiten.

Ja. EenvoudigHR wordt periodiek getest door middel van penetratietests volgens erkende standaarden zoals PTES en OWASP. Hierbij worden systemen onderzocht op kwetsbaarheden, misconfiguraties en mogelijke aanvalspaden. Bevindingen worden geclassificeerd volgens CVSS en opgevolgd binnen het ontwikkelproces. Dit zorgt ervoor dat beveiligingsrisico’s tijdig worden geïdentificeerd en opgelost.

De klant blijft eigenaar van de gegevens. EenvoudigHR verwerkt deze uitsluitend in opdracht van de klant. Dit wordt vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Ja. Gegevens kunnen worden geëxporteerd voor rapportages, audits of migraties. De beschikbare exports hangen af van de modules en inrichting binnen je organisatie. Exports worden uitgevoerd via rapportages of op aanvraag. Voor specifieke wensen of aanvullende exports kunnen extra kosten in rekening worden gebracht.

Ja. Belangrijke acties worden vastgelegd zodat zichtbaar is wie wijzigingen heeft gedaan en wanneer. Dit ondersteunt controle, verantwoording en auditability binnen HR-processen.